Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Czym jest ryczałt ewidencjonowany?

Ryczałt ewidencjonowany to forma podatku dochodowego, w której przedsiębiorca rozlicza się wyłącznie od osiągniętego przychodu. W tej formie opodatkowania nie bierzemy pod uwagę kosztów uzyskania przychodu, czyli wydatków ponoszonych w związku z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Oznacza to, że podstawą podatku staje się pełna kwota brutto, którą otrzymaliśmy od klientów — niezależnie od tego, jakie były realne koszty funkcjonowania firmy.

Z ryczałtu mogą korzystać:

• jednoosobowe działalności gospodarcze,
• spółki cywilne i jawne,
• osoby fizyczne wynajmujące nieruchomości,
• rolnicy sprzedający przetworzone produkty z własnych upraw i hodowli.

Forma ryczałtowa jest dostępna dla firm, które w poprzednim roku nie przekroczyły 2 mln euro przychodu. Jednocześnie ustawa wymienia działalności, które są z tej formy wyłączone, np. apteki, lombardy czy część wolnych zawodów.

Stawki ryczałtu – od czego zależy wysokość podatku?

Stawki ryczałtu są z góry określone i zależą od rodzaju prowadzonej działalności. Każda branża ma przypisaną własną stawkę podatku, która określa, jaką część przychodu przedsiębiorca przekazuje do fiskusa. W praktyce stawka podatkowa oznacza po prostu procent od uzyskanego przychodu, który należy odprowadzić jako podatek.

W 2025 roku obowiązuje 10 stawek ryczałtu:

• 17% – niektóre wolne zawody (np. część usług doradczych),
• 15% – m.in. usługi pośrednictwa w sprzedaży hurtowej,
• 14% – wybrane usługi medyczne (np. lekarze, dentyści),
• 12% – głównie programiści i branża IT,
• 10% – usługi kupna i sprzedaży nieruchomości na własny rachunek,
• 8,5% i 12,5% – najem prywatny (8,5% do kwoty 100 tys. zł; powyżej – 12,5%),
• 8,5% – m.in. edukacja, drobna gastronomia,
• 5,5% – działalność wytwórcza i budowlana,
• 3% – gastronomia bez alkoholu pow. 1,5%,
• 2% – sprzedaż produktów roślinnych i zwierzęcych z własnych upraw/przetwórstwa.

To, którą stawkę stosujemy, zależy więc od rodzaju przychodów, a nie od wielkości firmy. Jeśli przedsiębiorca prowadzi różne rodzaje działalności — może stosować kilka stawek równocześnie, każdą do innego rodzaju przychodu.

Jak prowadzić ewidencję przychodów na ryczałcie?

W ryczałcie ewidencjonowanym księgowość sprowadza się do systematycznego zapisywania przychodów. Przedsiębiorca prowadzi specjalną ewidencję, w której wpisuje każdą transakcję — niezależnie od tego, czy klient zapłacił gotówką, przelewem czy kartą. Ważne jest jedynie to, aby każdy firmowy przychód trafił do ewidencji w odpowiedniej dacie, zgodnie z rzeczywistym terminem wpływu.

Lista przychodów musi być prowadzona rzetelnie i w sposób ciągły, bo to właśnie na jej podstawie oblicza się podatek. Nie odnotowujemy w niej wydatków ani kosztów — liczą się wyłącznie realne wpływy. W praktyce wielu przedsiębiorców używa do tego prostych programów księgowych, ale równie dobrze można posłużyć się tradycyjnym arkuszem w Excelu, o ile spełnia wymagania urzędu skarbowego.

Warto w tym miejscu dodać, że każdy wpis w ewidencji musi być poparty odpowiednim dokumentem. W przypadku sprzedaży dla firm są to faktury, w przypadku sprzedaży dla osób fizycznych – paragony lub rachunki. Dodatkowo warto przechowywać potwierdzenia przelewów, jeśli płatność odbywa się w formie bezgotówkowej. Dokumenty te nie trafiają do ewidencji kosztów, ale stanowią podstawę do udowodnienia prawidłowości zapisów w razie kontroli skarbowej.

Rozliczenie miesięczne czy kwartalne?

Większość przedsiębiorców na ryczałcie ma obowiązek rozliczać podatek co miesiąc, wpłacając należność do urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie. Wyjątkiem jest grudzień, kiedy wpłatę można odroczyć do ostatniego dnia przed złożeniem rocznego zeznania podatkowego. Taki miesięczny rytm sprawdza się najlepiej u firm o regularnych wpływach, bo pozwala na bieżąco kontrolować zobowiązania podatkowe i utrzymywać porządek w finansach.

Rozliczenie kwartalne jest zarezerwowane wyłącznie dla przedsiębiorców, których roczny przychód w poprzednim roku podatkowym nie przekroczył 200 tysięcy euro. Dla takich firm formalności pojawiają się tylko cztery razy w roku, co bywa wygodne, zwłaszcza gdy działalność ma charakter sezonowy lub wpływy są nieregularne. Aby skorzystać z tej możliwości, należy zgłosić ją w urzędzie skarbowym najpóźniej do 20 stycznia danego roku. Po tym terminie zmiana częstotliwości rozliczeń nie jest możliwa, a przedsiębiorca musi odprowadzać podatek co miesiąc aż do końca roku podatkowego.

Składka zdrowotna na ryczałcie w 2025 roku

Przy ryczałcie składka zdrowotna jest obliczana nie od dochodu, lecz od przychodu, co w praktyce oznacza, że przedsiębiorca zawsze zna jej wysokość z góry. W 2025 roku ustawodawca wyznaczył trzy progi przychodowe, które decydują o wysokości składki.

• Dla firm osiągających roczny przychód do 60 tysięcy złotych składka zdrowotna liczona jest od 60% przeciętnego wynagrodzenia, co daje miesięczną kwotę 461,66 zł.
• Przedsiębiorcy, których przychody mieszczą się między 60 a 300 tysięcy złotych rocznie, płacą składkę liczona od pełnego przeciętnego wynagrodzenia, czyli 769,43 zł miesięcznie.
• Najwięksi ryczałtowcy, z przychodem przekraczającym 300 tysięcy złotych w skali roku, odprowadzają składkę opartą na 180% przeciętnego wynagrodzenia, co przekłada się na miesięczną kwotę 1 384,97 zł.

Taki system sprawia, że ryczałtowcy nie muszą zastanawiać się nad zmiennością dochodu czy kosztów – wysokość składki jest przewidywalna i łatwa do zaplanowania w budżecie firmy. To jedno z udogodnień, które czyni ryczałt prostą i przejrzystą formą rozliczeń podatkowych.

Leasing na ryczałcie – jak to działa?

W przypadku firm rozliczających się ryczałtem leasing działa podobnie jak przy innych formach opodatkowania, ale z jedną ważną różnicą: raty leasingowe nie obniżają podatku, ponieważ ryczałt naliczany jest od całego przychodu firmy, a nie od dochodu. Oznacza to w praktyce, że niezależnie od tego, ile wydamy na leasing samochodu, wysokość podatku do zapłacenia pozostaje taka sama.

Niemniej dla firm na ryczałcie korzystających z leasingu dużym atutem jest możliwość odliczenia podatku VAT. Przedsiębiorcy będący czynnymi płatnikami mogą odliczyć część lub całość VAT od rat leasingowych, opłaty wstępnej oraz wydatków eksploatacyjnych, takich jak paliwo, serwis czy części. Aby móc odliczyć 100% VAT, pojazd musi być wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej, a jego użycie należy udokumentować szczegółową ewidencją przebiegu pojazdu i zgłosić do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26. W przypadku użytkowania mieszanego, czyli zarówno służbowego, jak i prywatnego, możliwe jest odliczenie 50% VAT.

Dodatkową korzyścią dla firm korzystających z leasingu jest możliwość zachowania płynności finansowej. Leasing pozwala korzystać z pojazdu bez konieczności ponoszenia dużego jednorazowego wydatku, a koszty rozkładają się na regularne, przewidywalne raty. Dzięki temu przedsiębiorca może lepiej planować budżet firmy i minimalizować ryzyko związane z zamrożeniem środków, co jest szczególnie istotne w przypadku firm rozwijających się dynamicznie lub prowadzących działalność sezonową.

Procedury uzyskania leasingu dla firm na ryczałcie, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych, są zazwyczaj uproszczone. W większości przypadków wystarczą podstawowe dokumenty, takie jak dowód osobisty, wpis do CEIDG oraz numery NIP i REGON. W niektórych sytuacjach leasingodawca może poprosić także o oświadczenie o dochodach lub wyciągi z firmowego konta bankowego. Nowe firmy, bez historii finansowej, mogą zostać poproszone o wyższy wkład własny jako formę zabezpieczenia, ale są to szczegóły, które warto omówić bezpośrednio z przedstawicielem firmy leasingowej.

Kredyt samochodowy a ryczałt

Dla ryczałtowców kredyt samochodowy nie daje dużych korzyści podatkowych. Podobnie jak przy leasingu, ryczałt obliczany jest od przychodu, więc raty kredytu nie obniżą podstawy opodatkowania. Oznacza to, że wydatki na spłatę kredytu nie wpływają na wysokość podatku do zapłacenia.

Kredyt może mieć sens przede wszystkim finansowo, jeśli przedsiębiorca chce rozłożyć jednorazowy wydatek na raty. Nie daje jednak dodatkowych przywilejów podatkowych. W przypadku kredytu nie ma też możliwości odliczenia VAT-u, więc jeśli firma jest czynnym podatnikiem VAT, leasing będzie zwykle korzystniejszy.

Wynajem długoterminowy a ryczałt

Wynajem długoterminowy w przypadku ryczałtu funkcjonuje podobnie jak leasing – raty wynajmu nie obniżają podatku, ponieważ podstawą opodatkowania pozostaje cały przychód firmy. Dla ryczałtowca wynajem może być atrakcyjny ze względu na prostotę i elastyczność – nie trzeba angażować dużych środków własnych, a samochód można łatwo wymieniać po zakończeniu umowy.

Dla kogo ryczałt jest opłacalny?

Ryczałt ewidencjonowany ma swoje wady i zalety, dlatego zanim podejmiemy decyzję o wyborze tej formy opodatkowania, warto przyjrzeć się, dla jakich przedsiębiorców jest najbardziej korzystny. Ta forma sprawdza się najlepiej w firmach, które generują niskie koszty, cenią prostotę rozliczeń i przewidywalność wydatków, ale równocześnie mają świadomość ograniczeń wynikających z przepisów.

Wady

Podstawową wadą ryczałtu jest brak możliwości uwzględniania kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że wydatki związane z prowadzeniem firmy, takie jak raty leasingowe, paliwo, serwis czy zakup materiałów, nie zmniejszają podstawy opodatkowania. Dla firm z wysokimi kosztami działalności ryczałt może więc być mniej korzystny niż skala podatkowa czy podatek liniowy.

Dodatkowo nie każda branża może skorzystać z tej formy opodatkowania. Ustawa wyklucza m.in. apteki, lombardy oraz niektóre wolne zawody. Ryczałt jest też dostępny tylko dla przedsiębiorców, których przychody w poprzednim roku nie przekroczyły 2 mln euro.

Warto pamiętać, że stawka ryczałtu przypisana jest do rodzaju działalności i pozostaje stała, niezależnie od wysokości kosztów firmy. Oznacza to, że w przypadku wysokich wydatków podatkowe obciążenie może być wyższe niż przy innych formach rozliczenia. Ponadto ryczałtowcy mają ograniczone możliwości korzystania z ulg i odliczeń typowych dla podatku dochodowego od osób fizycznych, takich jak np. ulga na dzieci czy ulga internetowa.

Zalety

Ryczałt ewidencjonowany wyróżnia się prostotą prowadzenia. Wyliczenie podatku jest szybkie i nie wymaga skomplikowanych kalkulacji ani szczegółowego rozliczania kosztów. Dzięki temu wielu ryczałtowców prowadzi księgowość samodzielnie, co pozwala ograniczyć koszty obsługi finansowej firmy i szybciej reagować na zmiany w przychodach.

Kolejnym atutem jest możliwość odliczenia składek ZUS, co pozwala uwzględnić stałe obciążenia w planowaniu finansów firmy i lepiej kontrolować wydatki.

Dodatkowo, przy niższych przychodach istnieje opcja rozliczania podatku raz na kwartał, co zmniejsza liczbę formalności i pozwala przedsiębiorcy skupić się na prowadzeniu biznesu, szczególnie w przypadku działalności sezonowej lub nieregularnych wpływów.

Podsumowując, ryczałt ewidencjonowany sprawdza się najlepiej w firmach, które generują stosunkowo niskie koszty, cenią prostotę księgowości i przewidywalność wydatków. Dla takich przedsiębiorców ta forma opodatkowania może okazać się nie tylko wygodna, ale i finansowo opłacalna.

Podsumowanie

Ostateczna decyzja o wyborze ryczałtu powinna być podyktowana realnym profilem działalności przedsiębiorstwa: wysokością kosztów, charakterem przychodów i potrzebą elastycznego zarządzania firmowymi finansami. Dla wielu przedsiębiorców, którzy spełniają te warunki, ryczałt może okazać się nie tylko prosty, ale też korzystny finansowo.

W kontekście finansowania środków trwałych, takich jak samochody, leasing i wynajem długoterminowy pozostają atrakcyjnymi narzędziami także dla ryczałtowców. Umożliwiają korzystanie z pojazdów bez angażowania dużego kapitału na starcie, a w przypadku czynnych płatników VAT dodatkowo pozwalają odliczać podatek.