Jak założyć firmę sprzątającą? Wybieramy najlepszy samochód
W Polsce przybywa firm sprzątających i rośnie też zapotrzebowanie na ich usługi. Przygotowaliśmy krótki poradnik jak założyć firmę sprzątającą i jaki samochód do niej wybrać.
Z artykułu dowiesz się o:
Zapotrzebowanie na firmy sprzątające w Polsce jest spore. Według IBISWorld w 2024 r. działało około 23 690 firm sprzątających, a konkurencja oceniana była jako stabilna i umiarkowania. Z kolei według BNF (Baza Firm i osób decyzyjnych CEIDG, KRS, REGON) w Polsce zarejestrowanych jest 48 726 firm sprzątających, z czego tylko w 2025 roku przybyło ich 4150. Dlaczego tak jest? Otóż własna firma sprzątająca jest sposobem na stosunkowo prostą działalność. Przede wszystkim ma niski próg wejścia, czyli nie wymaga dużych nakładów inwestycyjnych, specjalistycznych umiejętności ani też zdobywania stosownych koncesji i uprawnień. Z racji na specyfikę prac porządkowych (czasochłonne i uciążliwe) zarówno przedsiębiorstwa jak i osoby prywatne wolą niejednokrotnie skorzystać z usług firm sprzątających niż poświęcać czas na sprzątanie. Wskazujemy, jak założyć firmę sprzątającą i dobrać do niej samochód.
Na początek biznesplan - analiza konkurencji, obranie specjalizacji i docelowego klienta
Na początek oczywiście musimy przygotować porządny biznesplan i dokonać analizy konkurencji. Jak duża jest konkurencja w obszarze, którym chcemy się zajmować i na jakich klientów stawia? Następnie przemyślmy model biznesu jaki chcielibyśmy obrać. Kolejną kwestią jest obranie specjalizacji - czy skupiamy się na ogólnym sprzątaniu, sprzątaniu poremontowym lub po eventach czy też postawimy na specjalistyczne usługi sprzątające (hale, wentylacja, maszyny) - tutaj już potrzeba odpowiedniego przeszkolenia i kwalifikacji.
Oczywiście musimy też ustalić cennik, zadbać o odpowiedni standard świadczonych usług, gwarancję poprawek oraz sprawnie reagować. Wówczas nasza firma będzie postrzegana jako transparentna i profesjonalna.
Klient B2B vs B2C - który lepszy dla firmy sprzątającej?
Przede wszystkim odpowiedzmy sobie na pytanie, czy wolimy postawić na klientów B2C czy B2B, gdyż mają oni inne wymagania. Klienci B2C (np. mieszkania) oznaczają zazwyczaj elastyczne grafiki i wiążą się z marketingiem lokalnym, jednak oferują mniej zleceń i gorsze zarobki. Z kolei klient B2B (np. biura, wspólnoty) wymaga już bardziej profesjonalnego podejścia, wyższej jakości usług i korzystania z profesjonalnego sprzętu, a także wiąże się z większą presją czasową. W zamian możemy jednak liczyć na regularne zlecenia (np. przetargi) i lepsze zarobki (np. w formie abonamentu). Różnice pomiędzy klientami B2C a B2B pokazuje poniższa tabela:
| Aspekt | Klient B2C (np. mieszkania) | Klient B2B (np. biura, wspólnoty) |
|---|---|---|
| Grafik | Elastyczne, dopasowane do klienta indywidualnego | Sztywne terminy, często godziny nocne/poranne, duża presja czasowa |
| Marketing | Lokalny (ogłoszenia, polecenia, social media) | Profesjonalny (przetargi, oferty, relacje biznesowe) |
| Wymagania | Standardowa jakość usług, często podstawowy sprzęt | Wysoka jakość, profesjonalny sprzęt i procedury |
| Charakter zleceń | Nieregularne, jednorazowe | Regularne, długoterminowe (np. abonamenty, kontrakty) |
| Zarobki | Niższe, zależne od liczby zleceń | Wyższe, stabilne, często abonamentowe |
| Relacja z klientem | Bezpośrednia, bardziej osobista | Formalna, oparta na umowach i procedurach |
Rejestracja firmy sprzątającej - najlepiej postawić na JDG
Następnym krokiem będzie już rejestracja działalności gospodarczej. Najłatwiej jest założyć jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) i wybrać odpowiedni kod zgodny z PKD 2025, w zależności od obranej specjalizacji:
- 81.21.Z – "Niespecjalistyczne sprzątanie budynków i obiektów przemysłowych" (sprzątanie ogólne).
- 81.22.Z – "Specjalistyczne sprzątanie budynków i obiektów przemysłowych" (mycie okien na wysokości, czyszczenie kanałów, maszyn itd.).
- Dodatkowo często: 81.29.Z (pozostałe sprzątanie). Jeśli planujesz DDD (dezynfekcja, dezynsekcja, deratyzacja), w PKD 2025 wydzielono osobny kod 81.23.A.
Na początek składamy wniosek o wpis do CEIDG-1, po czym podpisać go profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wypełniony formularz możemy także złożyć osobiście w urzędzie miasta lub gminy, a także dostarczyć pocztą. We wniosku CEIDG-1 powinny być m.in. nazwa oraz podstawowe dane adresowe nowej firmy, miejsce przechowywania ksiąg rachunkowych oraz numer biznesowego rachunku bankowego. Można także dołączyć do formularza druk VAT-R, przez co przedsiębiorca staje się płatnikiem podatku VAT. Zostanie czynnym podatnikiem VAT stanie się jednak obowiązkowe w przypadku przekroczenia rocznych przychodów w wysokości 200 000 zł (od 1 stycznia 2026 limit ten wzrośnie do 240 000 zł). Warto też pomyśleć o ubezpieczeniu OC naszej działalności, gdyż bardzo często klienci, zwłaszcza B2B, wymagają polisy. Rejestracja za pomocą wniosku CEIDG jest jednocześnie wnioskiem o przyznanie numerów REGON oraz NIP.
Planowanie kosztów
Następnie przejdźmy do kwestii podatkowych. Popularny w przypadku firm sprzątających jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Dla usług sprzątania (PKWiU z grup 81.21/81.22) wynosi on często 8,5% (z zastrzeżeniem poprawnej klasyfikacji PKWiU/zakresu usług), jednak powyżej 100 000 zł rocznego przychodu wybrane kategorie mogą być objęte wyższą stawką. Jeżeli mamy wysokie koszty prowadzonej działalności, sensowny będzie podatek skalowy (12/32%) lub liniowy (19%).
Możemy też liczyć na pewne ulgi na start w przypadku składek do ZUS. Przez pierwsze 6 miesięcy płacimy tylko składkę zdrowotną (bez składek społecznych), zaś przez pierwsze 2 lata mamy tzw. Preferencyjny ZUS, czyli niższe składki. Z kolei przedsiębiorcy, których roczne przychody nie przekraczają 120 000 zł i prowadzili działalność gospodarczą przez co najmniej 60 dni kalendarzowych w ciągu roku, mogą również liczyć na niższe składki w ramach programu Mały ZUS Plus. Warto jednak dodać, że program ten nie dotyczy pierwszego roku prowadzenia działalności i odnosi się tylko do składek społecznych. Niższe składki na ubezpieczenia społeczne można płacić maksymalnie przez 36 miesięcy w ciągu ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia działalności gospodarczej.
W planowaniu kosztów pracy należy uwzględnić również płacę minimalną w wysokości 4666 zł brutto (stan na 1 stycznia 2025). Przy umowach zlecenie obowiązuje natomiast minimalna stawka godzinowa (30,50 zł). Od 1 lutego 2026 obowiązkowy będzie również KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur.
Obowiązki prawne i operacyjne w firmie sprzątającej
Oczywiście specyfika branży sprzątającej niesie ze sobą również pewne obowiązki prawne i operacyjne. Musimy odbyć szkolenie wstępne, a następnie cyklicznie odbywać szkolenia, a także zaopatrzyć się w środki ochrony indywidulnej (rękawice, maseczki, okulary, zgodne z kartami charakterstyki). Powinniśmy też przygotować podstawowe dokumenty: rejestr czynności, klauzule informacyjne, upoważnienia, umowy powierzenia (np. z podwykonawcami). Zaopatrując się w chemię i środki biobójcze wybierzmy produkty dopuszczone do obrotu, oznakowane zgodnie z rozporządzeniem UE 528/2012 i ustawą o produktach biobójczych. Jeśli świadczymy ponadto usługi z zakresu DDD (dezynfekcja/dezynsekcja/deratyzacja), musimy przejść dodatkowe szkolenia i podlegamy dodatkowym wymaganiom.
Pamiętajmy też, że w przypadku transportu większej ilości określonych odpadów (BDO), jak np. zużytych opakowań po chemii, konieczne może być wpisanie się do rejestru i prowadzenie ewidencji. Klienci B2B mogą ponadto oczekiwać od nas szkoleń stanowiskowych, list środków używanych przez nas, polis OC oraz procedur RODO.
Dobór sprzętu
Przechodzimy do kolejnej fundamendalnej kwestii, czyli sprzętu. Zaopatrzmy sę w odkurzacz przemysłowy, mop płaski, mikrofibry, wózek serwisowy, odkurzacz piorący (jeśli czyścimy też tapicerki/wykładziny), drabinę oraz tyczki do okien, oznakowanie "mokrej podłogi", a także w księgę procedur (checklisty godzinowe/dzienne/tygodniowe), plan higieny, TDS/SDS dla środków oraz instruktaże stanowiskowe BHP.
Jaki samochód dla firmy sprzątającej i jakie finansowanie wybrać?
Ważnym elementem będzie też dobór odpowiedniego samochodu. Samochód dla firmy sprzątającej powinien zapewniać dużą przestrzeń ładunkową i oferować łatwy załadunek, m.in. za sprawą skrzydłowych tylnych drzwi, niskiego progu załadunku oraz drzwi przesuwnych ułatwiających dostęp z różnych stron do bagażnika. Ułatwi to załadunek sprzętu. Przydatne okażą się też organizery, półki i uchwyty zamontowane w przedziale ładunkowym. Warto postawić na ekonomiczną i niezawodną propozycję, aby zmniejszyć ryzyko przestojów i napraw oraz obniżyć koszty prowadzonej działalności. Ważna jest też kompaktowość i zwrotność samochodu, gdyż firmy sprzątające najczęściej działają lokalnie, głównie w mieście, gdzie często zachodzi konieczność manewrowania w ciasnych zaułkach i brakuje miejsc parkingowych.
Mając firmę sprzątającą działamy zwykle lokalnie i raczej nie robimy większego przebiegu niż 25-30 tys. km rocznie, stąd też atrakcyjną opcją finansowania może okazać się wynajem długoterminowy samochodu dostawczego. Wynajem długoterminowy zapewnia stabilność i przewidywalność kosztów, co jest szczególnie ważne w przypadku startupów, w cenie raty możemy mieć ponadto 2 komplety opon, pełne ubezpieczenie i serwis pojazdu, zaś po zakończeniu umowy wynajmu możemy oddać samochód firmie wynajmującej bez konieczności wykupu. Pamiętajmy jednak, że firma wynajmująca (np. Arval) może od nas wymagać wpłaty wstępnej w postaci 3-krotności raty rezerwacyjnej, jeśli nasza firma jest mniej niż 3 miesiące na rynku. Oczywiście w zależności od instytucji finansującej warunki te mogą się nieco różnić, jednak warto pamiętać o tym, że biorąc samochód dostawczy w wynajmie jako startup podlegamy innym warunkom niż firmy o dłuższym stażu.
W zależności od potrzeb najlepiej sprawdzą się różnej wielkości dostawcze vany. Samochody kompaktowe powinny być wystarczające dla większości firm, gdyż pozwalają na wygodne i tanie przemieszczanie się po mieście, a także bez trudu pomieszczą sprzęt do sprzątania. Jeżeli jednak mamy więcej sprzętu lub też zależy nam na komforcie załadunku, dobrą opcją będą średniej wielkości vany. Jeśli zaś obsługujemy duże zlecenia, wozimy sporo sprzętu i zależy nam na przestrzeni, warto postawić na dużego vana, który pozwala na swobodną adaptację przestrzeni ładunkowej.
Kompaktowe vany - Toyota Proace City
Przykładem sprawdzonego kompaktowego vana jest Toyota Proace City, która jest najpopularniejszym modelem w swoim segmencie i 3. najczęściej wybieranym autem dostawczym w Polsce (2480 szt. od początku roku). Samochód występuje w odmianie standardowej (4,4 m długości) oraz długiej (4,75 m). Odmiana Standard oferuje bagażnik o pojemności 3,3 m3, natomiast Long 3,9 m3. Proace City Long występuje też w odmianie brygadowej (pomieści 5 osób oraz 1,8 m3). Samochód występuje 1.5-litrowym dieslem o mocach 100 oraz 130 KM i maksymalnym momencie obrotowym 250 oraz 300 Nm. Bazowy wariant występuje wyłącznie z 6-biegową skrzynią manualną, zaś mocniejszy również 8-stopniową automatyczną. Proace City występuje też w wersji elektrycznej o mocy 136 KM i z bateriami 50 kWh, oferuje 330 km zasięgu. Toyota Proace City Standard Active ze 100-konnym dieslem kosztuje od 105 600 zł netto, odmiana Long od 111 600 zł netto, zaś wersja elektryczna startuje katalogowo od 150 600 zł netto. Podobne parametry oferują też bliźniacze modele, czyli Peugeot Partner, Opel Combo, Fiat Doblo oraz Citroen Berlingo.
Średnie vany - Renault Trafic
Popularnym średniej wielkości vanem jest Renault Trafic, który od początku roku trafił do 1117 nabywców (dane łączne dla wersji dostawczej i osobowej), zajmując 12. miejsce na rynku. Trafic furgon występuje w 4 wersjach nadwoziowych: L1H1, L2H1, L2H1 oraz L2H2 i mierzy 5,08 lub 5,48 m długości, jednak tylko wersją H1 wjedziemy do większości podziemnych garaży czy parkingów z racji na wysokość (1,97 m), gdyż warianr H2 ma już blisko 2,5 m wysokości. W zależności od wersji objętość przestrzeni ładunkowej waha się od 5,8 do 8,9 m3. Renault Trafic furgon występuje z 2-litrowym dieslem o mocach 130, 150 lub 170 KM oraz z 6-biegową skrzynią manualną lub 7-stopniową dwusprzęgłową EDC. Wersja Furgon startuje od 121 000 zł netto za wariant L1H1 ze 130-konnym dieslem, zaś za wersję elektryczną (122 KM, 52 kWh, zasięg 318 km) damy już 197 500 zł. Trafic występuje również w odmianie brygadowej (6-osobowa).
Duże vany - Opel Movano
Sprawdzoną propozycją w segmecie dużych vanów jest Opel Movano, a także jego bliźniacze konstrukcje w postaci Fiata Ducato, Toyoty Proace Max, CItroena Jumpera oraz Peugeota Boxera. Samochód występuje w aż 4 wersjach długości (4963-6363 mm) i 3 wariantach wysokości (2264-2764 mm), a objętość przestrzeni ładunkowej, w zależności od wersji, waha się między 8 a 17 m3. Movano występuje również w wersji brygadowej z miejscem dla 7 osób. Pod maską znajdziemy 2.2-litrowego diesla o mocach 120, 140 lub 180 KM, a za przeniesienie napędu odpowiada 6-biegowa skrzynia manualna lub 8-stopniowa automatyczna. Movano występuje też w wersji elektrycznej o mocy 270 KM, z bateriami 110,6 kWh i zasięgiem między 356 a 424 km według cyklu WLTP. Opel Movano furgon startuje od 136 100 zł netto za odmianę L2H1 ze 120-konnym dieslem i skrzynią manualną. Wersja elektryczna L3H2 kosztuje od 257 600 zł.
Przygotujmy cennik usług
Przygotujmy też szczegółowy cennik świadczonych przez nas usług. W tym celu obierzmy na początek model rozliczenia. W przypadku klientów B2C sprawdzi się stawka godzinowa, natomiast dla klientów B2B dobra będzie stawka ryczałtowa "za metr/za zakres”. Dla obu grup warto też przygotować odpowiednie pakiety abonamentowe. Kalkulując cenę powinniśmy uwzględnić takie parametry jak: czas × stawka roboczogodziny (uwzględnij wynagrodzenie minimalne + ZUS + urlopy + dojazd + marżę), chemia/zużycie, amortyzacja sprzętu, dojazdy/parking. Weźmy też pod uwagę 5–15% buforu na ewentualne reklamacje i poprawki, zwłaszcza w pierwszych miesiącach funkcjonowania firmy.
Ważna jest też dobra reklama
Zadbajmy też o dobrą reklamę, aby dotrzeć do nowych odbiorców i zaistnieć na rynku, co jest szczególnie ważne w początkowym etapie prowadzenia działalności. Stwórzmy prostą stronę naszej firmy z formularzem zgłoszeniowym, cennikiem i podstawowymi informacjami (adres, kontakt, zakres świadczonych usług, itd.), stwórzmy wizytówkę w Google i zadbajmy o lokalne SEO (opinie, pozycjonowanie itd.). Zaznaczmy naszą obecność na portalach ogłoszeniowych dla wspólnot, biur czy osób prywatnych. Stosujmy też program poleceń (np. zniżka na kolejne sprzątanie za polecenie klienta), zdjęcia "przed/po" ukazujące efekt naszych usług, zawarcie SLA w umowie świadczenia usługi (zapis o gwarantowanym poziomie świadczenia usług). Zadbajmy też o media społecznościowe, gdzie będziemy chwalić się naszymi wynikami, publikujmy zdobyte certyfikaty i wyniki audytów jakości, a także opinie zadowolonych klientów, promocje oraz zdjęcia.
Jakie są możliwości dofinansowania zewnętrznego?
Rozpoczynając działalność możemy starać się o dofinansowania zewnętrzne. Jednym z nich są jednorazowe środki z Urzędu Pracy przewidziane dla osób zarejestrowanych jako bezrobotne, maksymalnie do 6-krotności przeciętnego wynagrodzenia. Pamiętajmy, że musimy przedstawić swój biznesplan, kosztorys oraz zabezpieczenie oraz przedstawiać faktury z zakupów na środki ujęte w kosztorysie niezbędne do prowadzenia biznesu, wreszcie musimy utrzymać działalność przez wymagany okres (zazwyczaj 1 rok).
Dla studentów, absolwentów uczelni wyższych oraz osób bezrobotnych BGK (Bank Gospodarstwa Krajowego) oferuje pożyczkę pt. "Pierwszy biznes - wsparcie na starcie". Kwota pożyczki wynosi do 169 544 zł (jednostkowa wartość nie może przekroczyć 20-krotności przeciętnego wynagrodzenia). Przewidziano oprocentowanie stałe w wysokości 1,26%, zaś okres spłaty wynosi maksymalnie 7 lat, zaś karencja w spłacie kapitału może sięgnąć maksymalnie 1 rok. Środki te można wykorzystać na zakup środków trwałych, urządzeń, maszyn, materiałów, towarów i usług, infrastruktury, środków transportu niezbędnych do rozpoczęcia działalności,, a także na koszty stałe związane z prowadzeniem działalności do 6 miesięcy od jej podjęcia (np. czynsz, opłaty za wynajem lokalu).
Co jakiś czas prowadzone są również konkursy/granty na rozwój przedsiębiorczości w ramach Funduszy Europejskich. Informacje o poszczególnych naborach i konkursach warto śledzić choćby na stronach wojewódzkich, gdyż granty te mają często charakter regionalny.
Przygotujmy "checklisty"
Na koniec pozostaje nam zrobić "checklisty" i ustalić plan działania. Wśród nich zawiera się m.in. przygotowanie wzoru umowy wraz z protokołem odbioru, a także formularza SLA i reklamacyjnego. Pamiętajmy też o sporządzeniu księgi procedur i checklisty sprzątania, rejestrów RODO i klauzul informacyjnych, karty charakterystyki (SDS) oraz wymaganych przez organy państwowe (np. PIP) stosowne instrukcje BHP dla środków chemicznych. Przygotujmy też zawczasu plan serwisu urządzeń oraz listę sprzętu i zapasów.
