Prowadzenie działalności gospodarczej i firmy obecnie w większości przypadków związane jest jednocześnie z wykorzystywaniem pojazdu. Użytkowanie samochodu może jednak odbywać się na różnych zasadach. Może też dojść do sytuacji, kiedy samochód w firmie i jego przeznaczenie ulegnie zmianie. Wówczas fakt ten należy odpowiednio udokumentować. W tym celu stosowana jest korekta VAT. Co warto wiedzieć na ten temat i jak rozliczać samochód prywatny w firmie?

Samochód w firmie – jak należy go rozliczać?

Kwestie związane z rozliczaniem pojazdów samochodowych wykorzystywanych w firmie, których masa całkowita nie przekracza 3,5 tony (wyłączając niektóre przypadki określane w ustawie), określa art. 86a ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym dokumentem przedsiębiorcy muszą określić się co do zakresu odliczania podatku VAT dotyczącego wyżej wymienionych pojazdów. Mogą oni skorzystać z naliczenia pełnego lub połowicznego (mieszanego).

Zgodnie z prawem można więc wykorzystać zarówno samochód prywatny w firmie, jak i zdecydować się na leasing samochodu, który będzie wykorzystywany także do celów prywatnych. Jednocześnie w trakcie użytkowania samochodu można też zmienić zakres wykorzystywania auta wyłącznie na cele służbowe. Od tego zależy sposób naliczania VAT. W sytuacji, gdy auto wykorzystywane jest jednoczenie do celów służbowych, jak i prywatnych, przedsiębiorca może odliczyć wyłącznie 50% naliczonego podatku VAT faktury zakupowej oraz wszelkich wydatków związanych z użytkowaniem auta.

100% wydatków można odliczyć w sytuacji, gdy dany pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w realizowaniu celów związanych z działalnością gospodarczą. Wówczas konieczne jest złożenie deklaracji VAT-26 wraz z ewidencją przebiegu samochodu.

Poznaj korzyści podatkowe związane z finansowaniem samochodu w firmie - kalkulator leasingowy

Zmiana w VAT-26 przy zmianie przeznaczenia pojazdu

Zgodnie z obowiązującym prawem przedsiębiorca ma możliwość zmiany przeznaczenia danego pojazdu w dowolnym momencie. Jednak częste dokonywanie takich czynności może budzić podejrzenia i stanowić powód do kontroli stosownych instytucji. Należy więc w tej kwestii zachować rozwagę i dobrze przemyśleć aspekty związane z tego typu zmianami.

Zmiana przeznaczenia użytkowania samochodu w firmie wymaga dokonania aktualizacji VAT-26. Jeżeli auto zgłaszane jest do rozliczenia po raz pierwszy i jest to sytuacja, w której pojazd wykorzystywany będzie w 100% na potrzeby firmy, należy dokonać tego do 25. dnia następnego miesiąca, w którym poniesione zostały pierwsze wydatki związane z użytkowaniem i eksploatowaniem samochodu w przedsiębiorstwie. Jednocześnie nie może to nastąpić później niż w dniu, w którym nastąpiła ewidencja sprzedaży, uwzględniona w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT.

Jeżeli przedsiębiorca dokona zmiany przeznaczenia użytkowania, fakt ten należy zgłosić najpóźniej w ostatnim dniu miesiąca, w którym nastąpiły określone zmiany. W sytuacji, gdy auto będzie użytkowane w trybie mieszanym (do celów prywatnych, jak i firmowych i nastąpi możliwość odliczenia jedynie 50% kosztów), nie trzeba też prowadzić ewidencji przebiegu auta.

Korekta VAT a zmiana przeznaczenia pojazdu – co trzeba zrobić?

Przy zmianie wykorzystywania auta w firmie niezbędna jest także korekta VAT, który naliczony został podczas zakupu pojazdu. Wynika to z art. 90b ustawy o VAT. Jeżeli wartość pojazdu przekracza 15 000 zł, korekta VAT musi być wykonana w ciągu 60 miesięcy od chwili, gdy nastąpił zakup lub zdecydowano się na import. Przy wartości auta nieprzekraczającej 15 000 zł, okres na korektę VAT jest krótszy i wynosi 12 miesięcy od czasu zakupu, oddania do użytkowania czy importu. Wszelkie odejścia od ogólnej zasady na podstawie indywidualnej interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w związku ze złożonym zapytaniem Wnioskodawcy są jedynie przesłanką do możliwości niedokonania korekty VAT, ustalana (jak sama nazwa wskazuje) jednostkowo, dla każdej firmy i okoliczności.

Art. 90b. - [Korekta kwoty podatku naliczonego odliczonej przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu pojazdu] - Podatek od towarów i usług.

Dziennik Ustaw

Dz.U.2024.361 t.j.

Akt obowiązujący

Wersja od: 13 marca 2024 r. do: 31 grudnia 2024 r.

Art.  90b.  [Korekta kwoty podatku naliczonego odliczonej przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu pojazdu]

1.  W przypadku gdy w ciągu 60 miesięcy, licząc od miesiąca, w którym odpowiednio nabyto, dokonano importu lub oddano do używania pojazd samochodowy:

1) o którym mowa w art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a, nastąpi zmiana jego wykorzystywania na wykorzystywanie do celów działalności gospodarczej i do celów innych niż działalność gospodarcza, podatnik jest obowiązany do dokonania korekty kwoty podatku naliczonego odliczonej przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tego pojazdu;

2) w odniesieniu do którego kwotę podatku naliczonego stanowiła kwota, o której mowa w art. 86a ust. 1, nastąpi zmiana jego wykorzystywania na wykorzystywanie wyłącznie do działalności gospodarczej, podatnik jest uprawniony do dokonania korekty kwoty podatku naliczonego odliczonej przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tego pojazdu.

2. W przypadku gdy w okresie korekty, o której mowa w ust. 1, nastąpi sprzedaż pojazdu samochodowego, uznaje się, że wykorzystanie tego pojazdu zostało zmienione na wykorzystanie wyłącznie do działalności gospodarczej, aż do końca okresu korekty.

3. Przepis ust. 1 pkt 2 stosuje się odpowiednio również w przypadku, o którym mowa w art. 86a ust. 13.

4. Na potrzeby korekty, o której mowa w ust. 1, uznaje się, że pojazd samochodowy odpowiednio nie jest już wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej albo jest wykorzystywany wyłącznie do takiej działalności począwszy od miesiąca, w którym nastąpiła zmiana jego wykorzystywania. Korekty tej dokonuje się w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym nastąpiła zmiana, w kwocie proporcjonalnej do pozostałego okresu korekty.

5. W przypadku gdy podatnik wykorzystuje pojazd samochodowy w działalności gospodarczej również do czynności zwolnionych od podatku bez prawa do odliczeń, kwota korekty, o której mowa w ust. 1, powinna uwzględniać proporcję określoną w art. 90, zastosowaną przy odliczeniu.

6. W przypadku pojazdów samochodowych o wartości początkowej nieprzekraczającej 15 000 zł korekty, o której mowa w ust. 1, dokonuje się, jeżeli zmiana ich wykorzystywania nastąpiła w okresie 12 miesięcy, licząc od miesiąca, w którym odpowiednio nabyto, dokonano importu lub oddano do używania ten pojazd samochodowy. Przepisy ust. 2-5 stosuje się odpowiednio.

Podczas sporządzania korekty VAT trzeba pamiętać, że dokonuje się stosownych zapisów wyłącznie dla wydatków związanych z nabyciem, wytworzeniem czy importem. Nie wliczają się tu środki poniesione na części eksploatacyjne, zakup paliwa, leasing samochodu czy wynajem.

Zmiana przeznaczenia samochodu w firmie a korekta VAT – czy zawsze trzeba jej dokonywać?

W związku ze zmianą użytkowania pojazdu w firmie należny odliczeniu podatek może ulec zwiększeniu lub zmniejszeniu. W sytuacji, gdy odliczenie pełne ulega zmniejszeniu na częściowe, korekta VAT jest obowiązkowa. Przedsiębiorcy nie przysługuje już zgodnie z prawem tak wysoka kwota, z racji tego, że samochód w firmie będzie wykorzystywany też w celach prywatnych.

Jeżeli jednak do tej pory przykładowo samochód prywatny w firmie lub zakupiony do przedsiębiorstwa wykorzystywany był zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych, a teraz korzystanie z niego będzie związane wyłącznie z działalnością gospodarczą, prawo do odliczenia podatku VAT zwiększa się z 50 na 100%. Tego rodzaju korekta VAT jest jednak nieobligatoryjna. Z udogodnienia można skorzystać, ale nie jest to obowiązkowe. Warto jednak o takiej możliwości wiedzieć i jej dopilnować, co pozwoli uzyskać częściowy zwrot kosztów związanych z prowadzeniem firmy. W tej sytuacji korektę warto wykonać wraz z początkiem miesiąca, w którym rozpoczęto użytkowanie pojazdu wyłącznie w celach służbowych.

Podczas dokonywania korekty VAT z tytuły nabycia samochodu na korzyść przedsiębiorcy, czyli w sytuacji, kiedy dochodzi do zmiany użytkowania pojazdu z używania go do celów prywatnych i służbowych jedynie na cele służbowe, należy pamiętać o jednej, kluczowej kwestii. Kwota odliczenia zwiększa się wyłącznie w zakresie proporcjonalnym do okresu, w jakim samochód użytkowany był w 100% w związku z funkcjonowaniem danego przedsiębiorstwa. Częstym błędem w korekcie VAT jest zmiana obejmująca cały zakres użytkowania pojazdu, co jest niezgodne z prawem.