Jak efektywnie planować trasy i tankowanie przy aucie na wynajem? Porady dla handlowców i osób podróżujących służbowo
Aby w pełni wykorzystać potencjał auta na wynajem, warto zaplanować nie tylko trasę, lecz także tankowanie. Nawet drobne usprawnienia mogą przełożyć się na realne oszczędności finansowe.
Aby w pełni wykorzystać potencjał auta na wynajem, warto zaplanować nie tylko trasę, lecz także tankowanie. Nawet drobne usprawnienia mogą przełożyć się na realne oszczędności finansowe. Czasem wystarczy dobrze dobrana karta paliwowa lub jedna świadoma decyzja logistyczna, by w skali miesiąca zaoszczędzić kilkaset złotych i kilka godzin cennego czasu.
Limit kilometrów – pierwszy filtr planowania
W przypadku samochodów wynajmowanych na potrzeby służbowe, zwłaszcza w modelu długoterminowym, często mamy do czynienia z miesięcznym lub rocznym limitem kilometrów. To jeden z kluczowych parametrów, który powinien stanowić punkt wyjścia do planowania tras – zarówno tych codziennych, jak i okazjonalnych. Załóżmy, że nasza firma zdobywa nowe zlecenia – dwa kolejne miasta oddalone o 120 i 180 kilometrów od bazy operacyjnej. Łącznie daje to dodatkowe 600 kilometrów tygodniowo, a więc ponad 2 400 miesięcznie. Po analizie okazuje się, że nasz aktualny limit kilometrów to 2 000 km na miesiąc, zatem zlecenia te przekroczyłyby go już w połowie okresu rozliczeniowego. Co wtedy? W takiej sytuacji mamy kilka opcji:
- możemy renegocjować warunki umowy najmu - wiele firm leasingowych dopuszcza zmianę pakietu w trakcie trwania umowy za dodatkową opłatą,
- zdecydować się na wynajem krótkoterminowy drugiego auta na potrzeby nowych tras,
- przeprowadzić analizę opłacalności: czy bardziej opłaca się zapłacić za nadkilometry, czy znaleźć inny sposób obsługi klienta (np. hybrydowy, częściowo zdalny).
Bez względu na decyzję, kluczowe jest to, aby planowanie tras zaczynać od sprawdzenia dostępnego limitu i przeliczenia kilometrów – zanim poniesiemy dodatkowe koszty.
Planujmy trasę z wyprzedzeniem
Korzystając z narzędzi takich jak Google Maps czy AutoMapa, możemy zaplanować przebieg podróży z uwzględnieniem objazdów, korków i prognozowanego czasu przejazdu. Pozwoli nam to uniknąć niepotrzebnych opóźnień, zwłaszcza w przypadku kilku spotkań odbywających się w różnych lokalizacjach.
Przykład: Przedstawiciel handlowy odwiedzający klientów w Katowicach, Częstochowie i Kielcach może zoptymalizować trasę, wybierając mniej zatłoczone odcinki, a także wcześniej sprawdzić, gdzie najlepiej zaplanować przerwę lub wizytę na stacji benzynowej.
Zoptymalizujmy tankowanie
Tankowanie to nie tylko kwestia kosztów – to również czas. Dlatego warto unikać sytuacji, w których jesteśmy zmuszeni do postoju w nieplanowanym momencie.
Gdzie najlepiej tankować?
- poza centrami miast, w których ceny bywają wyższe,
- na stacjach współpracujących z dostawcą karty paliwowej (jeśli taką posiadamy),
- z wyprzedzeniem – nie dopuszczając do sytuacji krytycznej.
Przykład: Pracowniczka działu sprzedaży, poruszająca się regularnie po Dolnym Śląsku, zawsze tankuje wieczorem, zanim wyruszy w kolejną podróż rano – dzięki temu unika porannych kolejek i droższych stacji w centrum Wrocławia.
Karta paliwowa – wygoda i kontrola kosztów
W wielu przypadkach istnieje możliwość wykupienia karty paliwowej jako dodatkowej usługi do wynajmowanego pojazdu. Naszym zdaniem, zdecydowanie warto rozważyć jej zastosowanie w przypadku regularnych podróży służbowych.
Zalety karty paliwowej
- umożliwia dostęp do preferencyjnych stawek paliwowych u wybranych operatorów,
- ułatwia rozliczenia delegacji i kontrolę wydatków – wszystkie transakcje są ewidencjonowane,
- przyspiesza proces tankowania – nie musimy każdorazowo pobierać faktury, ponieważ zbiorcze rozliczenie trafia do firmy raz w miesiącu.
Dzięki karcie paliwowej zarządzanie kosztami staje się bardziej transparentne, a sama podróż – znacznie sprawniejsza.
Wykorzystujmy aplikacje mobilne
Współczesne aplikacje mobilne to nie tylko nawigacja. Narzędzia takie jak Yanosik, Fuelio, Orlen Mobile czy Google Maps umożliwiają wyszukiwanie najtańszych stacji, monitorowanie natężenia ruchu, a także dokumentowanie kosztów paliwa. W przypadku pojazdów elektrycznych warto korzystać z dedykowanych aplikacji, takich jak PlugShare czy GreenWay, które pokazują dostępność ładowarek i szacunkowy czas ładowania.
Auta elektryczne – plusy i ograniczenia
W przypadku wynajmu samochodu elektrycznego powinniśmy szczególnie uważnie zaplanować trasę. Zasięg pojazdu oraz dostępność punktów ładowania mogą mieć kluczowe znaczenie – zwłaszcza poza dużymi aglomeracjami. Zaletą pojazdów elektrycznych są niższe koszty „tankowania”, jednak ich pełne wykorzystanie wymaga odpowiedniej infrastruktury i planowania.
Przykład: Pracownik firmy technologicznej, poruszający się po Podkarpaciu elektrycznym SUV-em, zdołał uniknąć opóźnień tylko dzięki wcześniejszemu sprawdzeniu dostępności ładowarek – alternatywna trasa wymagała bowiem nadłożenia 25 km.
Dokumentacja kosztów podróży i paliwa – porządek w paragonach, brak problemów z fiskusem
W przypadku użytkowania pojazdu na wynajem w celach służbowych szczególnie istotne staje się odpowiednie dokumentowanie kosztów podróży, w tym wydatków na paliwo. Zgromadzenie kompletu paragonów i faktur umożliwia poprawne rozliczenie delegacji oraz wprowadzenie kosztów do ewidencji księgowej. Warto zadbać o ich chronologiczne uporządkowanie, np. w formie segregatora, koperty z podziałem na dni podróży lub – w wersji cyfrowej – za pomocą dedykowanych aplikacji skanujących paragony.
Dzięki systematyczności unikniemy nieporozumień przy rozliczeniu z pracodawcą oraz w kontaktach z urzędem skarbowym. W razie kontroli fiskus może wymagać przedstawienia dokumentów potwierdzających zarówno cel podróży, jak i poniesione koszty. Karta paliwowa, o której wspominaliśmy wcześniej, w dużym stopniu ułatwia ten proces, zapewniając przejrzysty zestaw danych do rozliczeń.
Przypomnienie o zasadach użytkowania auta z najmu
Podróżując służbowo samochodem z najmu, pamiętajmy o tym, że obowiązują nas konkretne zasady użytkowania pojazdu. Dotyczy to m.in. zakazu palenia tytoniu w aucie, przewożenia w aucie materiałów brudzących czy holowania innych pojazdów.
Należy również zachować ostrożność przy stylu jazdy: agresywna eksploatacja pojazdu może skutkować szybszym zużyciem lub uszkodzeniem, a to z kolei może wiązać się z naliczeniem dodatkowych opłat po zwrocie auta. Warto więc unikać ryzykownych manewrów, gwałtownego hamowania czy przyspieszania – nie tylko ze względu na przepisy, ale także z powodu kosztów związanych z ponadnormatywnym zużyciem auta.
Jak planować podróże służbowe - przykłady z życia
Jak ograniczyć koszty służbowej podróży samochodem na abonament?
Poniżej przedstawiamy praktyczne przykłady, które pokazują, jak realne decyzje dotyczące limitów kilometrów, wyboru karty paliwowej czy znajomości rozmieszczenia stacji mogą znacząco wpłynąć na ograniczenie kosztów podczas służbowych wyjazdów.
Karta paliwowa bez strategii
Firma logistyczna z Krakowa zdecydowała się na wynajem długoterminowy trzech aut klasy kombi, wybierając pakiet z limitem 10 000 km rocznie na każde z nich. Do umowy dołączono kartę paliwową, która gwarantowała zniżkę 2% na litrze paliwa – wyłącznie na stacjach konkretnej sieci. Z pozoru korzystna opcja zaczęła jednak przysparzać problemów, gdy okazało się, że większość planowanych tras przebiega przez obszary, gdzie nie ma tych stacji lub są one nielicznie rozlokowane. Kierowcy, chcąc zatankować zgodnie z zasadami, nadkładali drogi, co ostatecznie doprowadziło do wcześniejszego wyczerpania rocznego limitu kilometrów już w październiku. Firma musiała dopłacić za nadkilometry oraz ponieść dodatkowe koszty związane z tankowaniem „na własną rękę”, poza systemem rabatowym.
Wniosek: Karta paliwowa to narzędzie, które wymaga przemyślanego wdrożenia – z mapą w ręku.
Dobre planowanie = realna oszczędność
Handlowiec z Wrocławia pracujący dla dystrybutora sprzętu medycznego otrzymał auto w wynajmie z pakietem 15 000 km rocznie i dostępem do karty paliwowej, która umożliwiała tankowanie w wielu sieciach, nie tylko jednej. Zanim ruszył w trasę, sporządził harmonogram spotkań z klientami i przypisał do nich konkretne dni – optymalizując trasy w taki sposób, by odwiedzać sąsiednie miejscowości jednego dnia. Korzystał z aplikacji wskazującej najbliższe stacje z rabatem oraz kontrolował zużycie paliwa. W efekcie nie tylko zmieścił się w limicie, ale i obniżył średni koszt kilometra o 18% w porównaniu z poprzednim rokiem – mimo wzrostu cen paliwa.
Wniosek: Dobrze zorganizowana logistyka to nie tylko komfort – to konkretne pieniądze, które zostają w firmie.
Paragony w chaosie, fiskus w gotowości
Mała firma instalacyjna z Lublina korzystająca z wynajmu tankowała pojazd firmowy na podstawie paragonów, które pracownicy wrzucali luzem do schowka lub zostawiali w warsztacie. Przez kilka miesięcy nie prowadzono ewidencji kosztów w sposób usystematyzowany. Podczas kontroli podatkowej pojawiły się trudności z udokumentowaniem niektórych wydatków. Dodatkowo okazało się, że część paragonów pochodziła z weekendów, tymczasem auto – zgodnie z umową najmu – miało być użytkowane wyłącznie służbowo.
Wniosek: Bez przejrzystego systemu dokumentowania kosztów tankowania łatwo o niepotrzebne komplikacje – także podatkowe.
Podsumowanie
Odpowiednio zaplanowana trasa i rozważne zarządzanie tankowaniem mają bezpośredni wpływ na efektywność podróży służbowej. Niezależnie od tego, czy poruszamy się klasycznym autem spalinowym, czy nowoczesnym pojazdem elektrycznym, warto sięgać po dostępne narzędzia i rozwiązania – takie jak karta paliwowa czy aplikacje mobilne. Dobra organizacja przekłada się nie tylko na oszczędność czasu i pieniędzy, ale również na nasz wizerunek jako rzetelnych przedstawicieli firmy.
