Czy muszę płacić za tankowanie auta zastępczego? Częste pytanie – i częste źródło nieporozumień

Czym jest auto zastępcze?

Auto zastępcze to pojazd użyczany tymczasowo kierowcy, który z przyczyn niezależnych od siebie nie może korzystać z własnego auta – najczęściej na skutek szkody komunikacyjnej, awarii lub kradzieży. Jego podstawowym zadaniem jest zapewnienie ciągłości mobilności – zarówno osobom prywatnym, jak i firmom, dla których brak samochodu oznacza realne straty lub utrudnienia w codziennym funkcjonowaniu. W praktyce auto zastępcze może być użyczone przez ubezpieczyciela, warsztat, firmę leasingową, operatora wynajmu długoterminowego, a czasem również z OC sprawcy. Zakres uprawnień i zasady korzystania z pojazdu zastępczego zależą od rodzaju polisy, zapisów w umowie najmu / leasingu czy regulaminu konkretnego podmiotu.

Typowe sytuacje, w których korzystamy z auta zastępczego

Z auta zastępczego najczęściej korzystamy wtedy, gdy nasze podstawowe auto przestaje być dostępne. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji takich jak:

• Szkoda z OC sprawcy – w razie kolizji lub wypadku z winy innego kierowcy, przysługuje nam auto zastępcze na koszt jego ubezpieczyciela.
• Szkoda z AC – jeśli wykupiliśmy autocasco z rozszerzonym zakresem, w ramach polisy możemy otrzymać pojazd zastępczy na czas naprawy.
• Awaria pojazdu leasingowanego – wielu leasingodawców lub operatorów wynajmu długoterminowego oferuje w pakiecie usługę auta zastępczego.
• Likwidacja szkody z assistance – pakiety assistance często zawierają opcję auta zastępczego na czas unieruchomienia pojazdu.
• Przegląd lub planowany serwis auta służbowego – auto zastępcze może być użyczane także w ramach regularnego serwisowania, zwłaszcza w przypadku pojazdów flotowych.

Na jakiej podstawie możemy skorzystać z auta zastępczego?

Podstawą prawną użyczenia auta zastępczego może być:

• Kodeks cywilny – w przypadku umowy najmu lub użyczenia.
• Ogólne warunki ubezpieczenia (OWU) – w przypadku polis AC, OC czy assistance.
• Umowa leasingu lub wynajmu – jeśli zawiera odpowiednie zapisy o organizacji auta zastępczego.
• Orzecznictwo sądowe i wytyczne KNF – zwłaszcza przy szkodach z OC sprawcy, gdzie sąd potwierdza prawo poszkodowanego do auta zastępczego na cały czas naprawy pojazdu.

Warto pamiętać, że zakres i warunki użyczenia są różne w zależności od rodzaju umowy – czasem mamy do czynienia z pełną usługą „door to door”, a czasem z określonym limitem kilometrów i koniecznością zwrotu auta w niepogorszonym stanie.

Tankowanie w praktyce (i co z elektrykiem?)

Zasada jest prosta: użytkownik auta zastępczego zazwyczaj płaci za paliwo samodzielnie. Pojazd odbieramy z określoną ilością paliwa (najczęściej pełnym bakiem) i powinniśmy go zwrócić z taką samą ilością. To reguła obowiązująca zarówno przy szkodach z OC, jak i w przypadku pojazdów udostępnianych przez leasingodawcę.

Jeśli oddamy auto z mniejszą ilością paliwa – operator może doliczyć opłatę za brakujące litry, zwykle według cennika z górnej półki (często nawet 10–15 zł za litr). Czasem pojawiają się także opłaty manipulacyjne.

W przypadku aut elektrycznych sytuacja jest analogiczna: pojazd powinien zostać zwrócony z poziomem naładowania zbliżonym do tego z dnia odbioru. Choć ładowanie nie generuje bezpośrednich faktur za paliwo, jego koszt (zarówno finansowy, jak i czasowy) również obciąża użytkownika.

Jak wygląda przekazanie auta zastępczego – odbiór i zwrot krok po kroku

Przekazanie auta zastępczego to nie tylko formalność – to moment, który może zaważyć na późniejszym rozliczeniu. Dlatego warto podejść do niego uważnie. Podczas odbioru samochodu zazwyczaj podpisujemy protokół przekazania, w którym zawarte są takie informacje jak: stan licznika, poziom paliwa lub naładowania, stan techniczny pojazdu oraz ewentualne uszkodzenia. Podobny dokument sporządzany jest przy jego zwrocie.

Warto dopilnować, by poziom paliwa lub stopień naładowania baterii został zapisany w protokole. Dobrą praktyką jest również zrobienie zdjęcia deski rozdzielczej – pokazującego poziom paliwa lub naładowania oraz przebieg auta. To może być istotny dowód, gdyby pojawiły się wątpliwości przy zwrocie pojazdu.

Czy leasingodawca może naliczyć karę za brak paliwa?

Tak, ale nie chodzi tu o klasyczną „karę umowną”, tylko o doliczenie kosztów operacyjnych związanych z uzupełnieniem paliwa. Takie opłaty wynikają z regulaminu firmy leasingowej lub operatora najmu – i są zgodne z praktyką rynkową. Wysokość opłat bywa znaczna, bo obejmuje nie tylko koszt paliwa, ale i obsługę logistyki (tankowanie, wystawienie faktury, rozliczenie, czas pracy pracownika). W efekcie nawet brak 10 litrów może wygenerować opłatę rzędu 150–200 zł netto. Dlatego warto zawsze dokładnie przeczytać regulamin lub OWU, w którym opisane są zasady rozliczeń auta zastępczego. Niedopatrzenie może słono kosztować.

Kiedy nie trzeba płacić za paliwo?

Choć zasada „tankujesz sam” jest powszechna, są wyjątki:

• W umowach zawierających usługę z pełnym bakiem – niektóre firmy oferują ryczałtową opłatę, w ramach której użytkownik nie musi uzupełniać paliwa.
• W niektórych polisach assistance premium – paliwo lub ładowanie są wliczone w usługę, np. do limitu kilometrów.
• Gdy auto zastępcze stanowi część kompleksowej usługi door-to-door (np. przy awariach floty firmowej) – wówczas paliwo może być finansowane przez operatora.
• Jeśli wyraźnie wskazano w umowie, że użyczany samochód jest „w pełni serwisowany”, łącznie z paliwem lub energią elektryczną – choć to rzadkość.

Jak rozliczyć koszt paliwa do auta zastępczego w firmie?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy koszt tankowania auta zastępczego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Odpowiedź brzmi: tak – pod pewnymi warunkami. Kluczowe znaczenie ma sposób użytkowania auta i dokumentacja.

Przykład:

Przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT. Z auta zastępczego korzysta w sposób mieszany – czyli zarówno służbowo, jak i prywatnie. Zakup paliwa został udokumentowany fakturą VAT na kwotę 350 zł brutto (284,55 zł netto + 65,45 zł VAT).

Odliczenie VAT: 50% z 65,45 zł = 32,72 zł. Kwota netto + 50% VAT: 284,55 zł + 32,72 zł = 317,27 zł. Koszt do ujęcia (75% limit dla użytkowania mieszanego): 317,27 zł × 75% = 237,95 zł. W tym przypadku w kosztach uzyskania przychodu można ująć 237,95 zł.

Podsumowanie

Korzystanie z auta zastępczego wiąże się z określonymi zasadami dotyczącymi tankowania i zwrotu pojazdu. Znajomość tych reguł oraz dbałość o formalności, takie jak protokół odbioru i dokumentacja poziomu paliwa czy naładowania, pozwala uniknąć nieporozumień i dodatkowych kosztów. Świadome podejście do obowiązków najemcy zapewnia sprawne i bezproblemowe użytkowanie auta zastępczego.